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    沃訊OA
    公文管理一體化方案
        發布時間: 2022-08-17 19:49    

    公文處理解決方案可實現收文管理和發文管理的自動化,同時支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應用??伸`活設定公文流程,自動進行流程跟蹤、催辦、查辦,并可歸類存檔和檢索。

    公文處理系統是以工作流為基礎定義的特殊流程和表單應用,主要負責實現公文電子收發和歸檔管理,由電子行文代替手工行文,解決公文傳遞慢,信息不及時、不同步,不易于查閱等問題。

    沃訊OA公文管理系統對政府、機關、部隊以及企事業單位的電子辦公、電子政務、電子業務起到很大幫助,使其真正實現無紙化網絡辦公。


    方案描述

    公文處理解決方案可實現收文管理和發文管理的自動化,同時支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應用??伸`活設定公文流程,自動進行流程跟蹤、催辦、查辦,并可歸類存檔和檢索。

    公文處理系統是以工作流為基礎定義的特殊流程和表單應用,主要負責實現公文電子收發和歸檔管理,由電子行文代替手工行文,解決公文傳遞慢,信息不及時、不同步,不易于查閱等問題。

    沃訊OA公文管理系統對政府、機關、部隊以及企事業單位的電子辦公、電子政務、電子業務起到很大幫助,使其真正實現無紙化網絡辦公。

    當下政務公文流轉特點

    1、單一方向的流轉變為多向流轉,往多極化方向轉變

    2、公文流轉需求量大,漸漸變得復雜

    3、公文流轉步驟增多,流轉時間加長,流程的復雜導致流轉變慢,公文下達速度也就欠缺

    4、公文的準確性要求更高,需要時刻檢查是否出現紕漏


    具體應用

    1、公文的起草 用戶通過系統身份認證之后,將編輯排版后的文件上傳,系統會自動轉成標準的辦事文件,而后選擇審批人提交審閱。

    2、會簽 在會簽階段,同一份公文可同時發給多個部門。各部門經過開會商討或獨立研究后在會簽意見欄填入各自意見。所有相關部門的會簽意見,是上級領導審批時的重要依據。會簽過程中,發文單每有修改或增加新的內容,系統都會保留修改的痕跡以及修改人的修改時間、姓名等信息,同時自動生成一個新版本文件,以供備查。

    最終審核用戶可瀏覽各單位的意見,參考各審核人員意見以及查看正文確認內容后最終簽署意見進行簽發。

    3、收文管理 收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記錄上級公文、平級來文、內部公文等。

    4、發文管理 發文管理的功能主要是處理內部制定的或外來文件轉發的公文。

    5、電子簽章 對公文傳輸來說,加蓋電子印章是必不可少的。這就要求電子公文文件必須具有高度的保密性、嚴肅性、不可抵賴性、不可偽造性和不可篡改性,并對電子公章實施專門的保護,不允許出現安全漏洞。

    6、公文簽收 收文在首次打開閱讀時,系統會自動發送簽收回執,并可以查看公文。

    7、公文催辦 發文單位可以對收文單位發送公文的催辦信息,催辦信息根據收文單位的個性化設置不同采用不同的催辦方式,比如郵件提醒方式、即時消息方式、聲音提醒方式。

    8、公文歸檔 各單位可以對各自收到公文進行歸檔操作。

    9、收文回執 對發送出的文件接收情況進行跟蹤,系統能自動記錄其公文簽收人、簽收時間、簽收狀態等。

    10、查詢與統計 允許用戶采用搜索符合條件的公文,并可以完成對簽收的統計,如按公文標題進行簡單搜索或按公文標題、公文類型、發文字號、秘密等級、起草時間、緊急程度、發文部門、緊急程度等多種要素進行組合搜索。

    11、系統日志 實時跟蹤、記錄所有操作人員的使用日志,具體包括:系統登錄人姓名、登錄時間、登錄人計算機IP地址、公文發送日志等。

    12、組織機構管理 對需要使用此電子公文交換平臺的單位進行統一管理,通過系統設置可對組織機構的變動隨時作出調整。

    13、權限管理 提供了平臺用戶管理,可分別對每個用戶進行權限控制,保護系統數據安全。

    14、即時提醒機制 當用戶登錄系統后,如有待辦工作、郵件等到來時,系統自動以文字或聲音方式進行提示。根據需要支持手機短信提醒功能。系統能實時地將待辦工作發送到每個責任人,并在待辦工作窗口中進行顯示,通過雙擊該待辦工作信息即可進入相應的工作模塊, 完成所要處理的工作。將辦公自動化和檔案管理由被動接受用戶查詢,變為主動為用戶提供信息。

    系統特色

    1、實現跨部門、跨單位之間電子公文的安全傳輸: 通過提供統一的業務平臺,不同部門、不同單位完成電子公文的發送、傳輸、接收以及打印等業務操作。

    2、公文自動編號: 系統能自動編號,查重,允許用戶自定義編號規則。

    3、公文套紅: 支持多種套紅格式,自動引入紅頭。

    4、文件上載: 允許帶附件進行公文流轉及審批。 公文流程可以靈活、自由定制,圖形化方式定制流程,并配備了轉門的流程處理權限。

    5、公文流轉監控: 提供公文辦理監控。

    6、常用批閱語: 用戶可自定義常用批閱語,方便快速錄入。

    7、痕跡保留: 支持正文修改痕跡保留。

    8、表單自定義: 以所見即所得的方式,可以實現表單的自定義。

    9、流程自定義: 可根據需要定義多個流程。例如:內部報告、工作匯報、工作聯系單等。

    10、支持多種閱批的組合審批模式: 單一審批、多人并行審批、多人順序審批、多人審批一人認可和主辦/協辦。

    11、公文字段自定義管理: 可自定義設置公文相關字段,并可添加自定義字段。

    12、傳輸的安全性: 在公文傳輸的時候,首先我們需要防止公文被非法截取,這是網絡安全的問題,同時也需要考慮到,萬一公文被非法截取的話,公文的安全如何得到保護,這就需要通過密碼技術來解決。根據國家有關管理部門的要求, 正式公文必須采用硬件加密,含有國家機密的文件還必須采用國家制定的密碼機。本系統采用離線式的數字簽名技術,不僅易推廣,也更加安全可靠。




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